Lista wystawców istnieje. Problem w tym, że nie da się na niej pracować.
Organizator targów publikuje katalog wystawców przy każdej imprezie: nazwa firmy, kraj, numer hali i stoiska, czasem krótki opis. To wystarczy zwiedzającemu, ale nie zespołowi sprzedaży, który chce zadzwonić albo napisać. Telefonu, adresu e-mail i strony www zwykle w katalogu nie ma, a ta sama firma pojawia się w kilku katalogach pod nieco inną nazwą.
Ręczne przejście przez 45 000 pozycji, wyszukanie każdej firmy w internecie i sprawdzenie kontaktu to tygodnie pracy kilku osób. Klient potrzebował bazy przed startem kampanii, nie po niej. Do tego lista musiała być jedna: bez duplikatów, w jednym formacie, z polami, które da się od razu zaimportować do CRM.
Zamiast dopisywać kontakty ręcznie, zaprojektowaliśmy proces, w którym ekstrakcję, łączenie rekordów i wzbogacanie wykonują skrypty, a ludzie zajmują się wyjątkami i kontrolą jakości.
Katalogi Messe Berlin plus to, co wystawcy publikują sami
Punktem wyjścia były katalogi wystawców imprez organizowanych przez Messe Berlin. Z nich pochodzi trzon bazy: nazwa firmy, kraj, branża i informacja o udziale w konkretnych targach. Brakujące pola uzupełnialiśmy z materiałów, które firmy publikują same, żeby zostać znalezionymi: stron internetowych, materiałów promocyjnych i profili w mediach społecznościowych.
Każde pole w bazie ma zapisane źródło i datę odczytu. Dzięki temu klient wie, skąd pochodzi numer telefonu, a przy kolejnej edycji targów można odświeżyć tylko to, co się zmieniło.
Przykład rekordu / dane demonstracyjne
Co katalog daje na starcie, a co dopisujemy
Jeden wystawca przed wzbogaceniem i po nim. Firma i dane są wymyślone na potrzeby przykładu; układ pól odpowiada dostarczonej bazie.
| Pole | W katalogu targów | W dostarczonej bazie |
|---|---|---|
| Nazwa firmy | Beispiel Verpackung | Beispiel Verpackung GmbH (jedna nazwa dla 3 wpisów z różnych targów) |
| Kraj i miasto | DE | Niemcy, Hamburg |
| Adres | brak | Musterstraße 12, 20095 Hamburg |
| Telefon | brak | +49 40 000 00 00 |
| brak | info@beispiel-verpackung.example | |
| Strona www | brak | beispiel-verpackung.example |
| Targi i stoisko | Hala 4.2, stoisko 213 | Hala 4.2, stoisko 213 + udział w 2 innych imprezach |
| Źródło i data odczytu | brak | katalog + strona firmy, data odczytu |
Dwa dni: ekstrakcja, łączenie, wzbogacanie, kontrola
Dzień pierwszy. Skrypty pobrały katalogi wystawców i zapisały każdy wpis razem z informacją o imprezie. Następnie połączyliśmy rekordy tej samej firmy z różnych katalogów: różne warianty nazwy, skróty form prawnych i literówki sprowadziliśmy do jednego wpisu. Na tym etapie powstała lista firm, dla których trzeba było dopisać kontakty.
Dzień drugi. Dla każdej firmy skrypty wyszukały stronę www, a na niej dane kontaktowe i adres. Tam, gdzie strona nie wystarczyła, sięgnęliśmy po materiały promocyjne i profile w mediach społecznościowych. Rekordy, których nie dało się rozstrzygnąć automatycznie, trafiły do ręcznej weryfikacji. Na koniec ujednoliciliśmy formaty i przygotowaliśmy plik do importu.
Od katalogu do bazy
Katalogi wystawców pobrane w całości, z zapisem źródła i daty.
Jedna firma to jeden rekord, niezależnie od liczby targów i wariantów nazwy.
Kontakty ze stron firm, weryfikacja formatów, wyjątki sprawdzone ręcznie.
Co znaczy „zweryfikowane” w tej bazie
Baza kontaktów jest tyle warta, ile jej najsłabsze pole. Dlatego w projekcie obowiązywały cztery zasady:
- Jedno źródło prawdy dla każdej firmy. Wpisy z różnych katalogów łączymy dopiero wtedy, gdy zgadza się więcej niż nazwa: kraj, strona www albo adres. Podobna nazwa to za mało.
- Kontakt pochodzi od firmy, nie z domysłu. Telefon i e-mail bierzemy ze strony wystawcy lub jego oficjalnych materiałów. Nie generujemy adresów według wzorca imię.nazwisko@domena.
- Jednolity format. Numery telefonów z kodem kraju, adresy w rozbiciu na ulicę, kod i miasto, strony www bez śmieci w adresie. Plik importuje się do CRM bez ręcznego poprawiania.
- Brak jest informacją. Pole, którego nie udało się potwierdzić, zostaje puste i oznaczone. Klient widzi, ile rekordów ma pełny kontakt, a ile wymaga dodatkowej pracy.
Zespół ekspertów skrupulatnie poszukiwał i weryfikował informacje, aby zapewnić najwyższą jakość danych. Dzięki temu klient mógł skorzystać z pełnej i dokładnej listy wystawców.
Z pierwotnego opisu projektu
Jeden plik zamiast tygodni wyszukiwania
Klient otrzymał bazę ponad 45 000 wystawców w formacie gotowym do importu: jedna firma w jednym wierszu, kontakty w jednolitych formatach, źródło i data przy każdym polu. Zespół mógł od razu zacząć działania marketingowe i budować relacje z firmami, do których wcześniej nie miał dojścia.
Różnica nie polega tylko na czasie. Ręcznie budowana lista starzeje się w trakcie budowania: gdy ktoś kończy literę Z, wpisy spod litery A są już nieaktualne. Baza zbudowana skryptami w dwa dni jest spójna w czasie, a przy kolejnej edycji targów odświeżamy ją tym samym procesem, zamiast zaczynać od zera.
Ten sam proces działa dla każdego katalogu
Targi w Berlinie były źródłem w tym projekcie, ale schemat jest uniwersalny. Wszędzie tam, gdzie istnieje publiczny katalog firm z niepełnymi kontaktami, można w podobnym czasie zbudować bazę gotową do pracy.
Baza wystawców konkretnych targów jako lista firm, które inwestują w daną branżę i szukają partnerów.
Kompletna baza wystawców z wydarzeń konkurencji lub z poprzednich edycji, z odświeżonymi kontaktami.
Listy firm z katalogów branżowych i rejestrów, połączone z danymi ze stron www i mediów społecznościowych.
Zakres pól, poziom weryfikacji i sposób dostawy ustalamy na próbce z konkretnego katalogu. Dopiero na tej podstawie wyceniamy pełny projekt.